Zamknięty magazyn / brak awizacji – kto płaci za kolejną dobę?

Redakcja odpadytransport.pl

Sytuacja, w której kierowca dociera na miejsce dostawy i zastaje zamknięty magazyn, brak awizacji lub błędny termin rozładunku, natychmiast rodzi pytanie o odpowiedzialność finansową. Pojawia się przestój, ryzyko utraty kolejnego zlecenia oraz spór o to, kto zapłaci za dodatkową dobę postoju. Skuteczne działanie wymaga znajomości przepisów, dobrej organizacji oraz sprawnej komunikacji między przewoźnikiem, zleceniodawcą i odbiorcą. Poniższy tekst wyjaśnia, jak postępować w sytuacji, gdy natrafiamy na zamknięty magazyn, jak dokumentować przeszkodę w dostawie, kiedy naliczać przestój oraz w jaki sposób przewoźnik może zabezpieczyć swoje interesy na przyszłość.

Zamknięty magazyn jako realne ryzyko operacyjne

Nieczynne miejsce załadunku bądź dostawy nie jest drobną niedogodnością, lecz realnym ryzykiem operacyjnym. Pojazd dociera na miejsce, kierowca stawia się o czasie, natomiast rozładunek nie może się rozpocząć z przyczyn leżących po stronie odbiorcy lub organizacji dostawy. Ładunek pozostaje na pojeździe, co w efekcie sprawia, że pojazd wypada z planu pracy i nie może realizować kolejnych zleceń.

Taka sytuacja wpływa nie tylko na bieżącą trasę. Często zaburza harmonogram kolejnych dostaw, powoduje opóźnienia w innych zleceniach i otwiera drogę do roszczeń. Dlatego już na etapie planowania warto traktować tę ewentualność jako istotne ryzyko. Dobrze skonstruowane zlecenia i ogólne warunki przewozu pozwalają ograniczyć skalę problemu.

Brak awizacji a odpowiedzialność za przeszkodę w dostawie

Brak awizacji, nieprawidłowy termin dostawy lub błędne godziny pracy magazynu wynikają najczęściej z nieprecyzyjnych informacji po stronie zleceniodawcy lub odbiorcy towaru. To zleceniodawca podaje dane, na podstawie których przewoźnik organizuje przewóz. Jeżeli kierowca przyjeżdża zgodnie ze zleceniem, a magazyn odmawia rozładunku, powstaje klasyczna przeszkoda w wykonaniu usługi.

Zakres odpowiedzialności przewoźnika za opóźnienia i utrudnienia wynika z ustawy Prawo przewozowe oraz z Konwencji CMR. Przewoźnik odpowiada za opóźnienie, jeśli wynika ono z jego działania lub zaniedbania. Może jednak uwolnić się od odpowiedzialności, gdy wykaże, że przyczyna leży po stronie nadawcy lub odbiorcy.

Jak powinien zachować się kierowca na miejscu dostawy

Gdy kierowca przyjeżdża pod bramę magazynu i widzi informację o zamknięciu lub braku awizacji, nie powinien czekać biernie. Najpierw warto zweryfikować podstawowe dane: adres, datę i godzinę dostawy z CMR oraz ze zlecenia. Taki krok pozwala szybko wykluczyć pomyłkę po stronie kierowcy lub dyspozytora.

Kolejny etap to natychmiastowy kontakt z przewoźnikiem i zleceniodawcą. Kierowca powinien przekazać godzinę przyjazdu, krótki opis sytuacji oraz informację o odmowie przyjęcia towaru. Dyspozytor lub osoba odpowiedzialna w firmie transportowej może następnie skontaktować się z odbiorcą. Dzięki temu zleceniodawca ma realną szansę na szybkie wyjaśnienie sprawy lub wydanie dalszych instrukcji.

Dokumentowanie sytuacji

Bez rzetelnej dokumentacji przewoźnikowi bardzo trudno wykazać, że przestój nie powstał z jego winy. Dlatego kierowca powinien zebrać dowody bezpośrednio na miejscu. W praktyce warto wykonać zdjęcia zamkniętej bramy, tablic z godzinami otwarcia, ewentualnych ogłoszeń o zmianie trybu pracy lub kartek z informacją o zamknięciu obiektu.

Dobrym zwyczajem jest także krótkie podsumowanie zdarzenia w wiadomości e-mail lub w SMS-ie do zleceniodawcy i dyspozytora. W treści warto wskazać godzinę przyjazdu, opis przeszkody oraz informację, że rozładunek nie był możliwy z powodu zamkniętego magazynu lub braku awizacji. Takie dowody – zdjęcia, wiadomości, raport kierowcy – są później kluczowe przy dochodzeniu opłat postojowych lub odszkodowania.

Zasady naliczania przestoju i rozliczania dodatkowej doby

W praktyce operacyjnej niezwykle istotne jest, by zasady naliczania przestoju przy zamkniętym magazynie (lub oczekującym załadunku/rozładunku) zostały określone jasno i na piśmie przed rozpoczęciem transportu. W dokumentach zlecenia – lub w ogólnych warunkach przewozu – powinno zostać wskazane:

• ile godzin/dni stanowi bezpłatny czas oczekiwania („free time” / free waiting time): np. załadunek/rozładunek nieodpłatny do 2–3 godzin
• jaką stawkę stosuje się za każdą kolejną godzinę lub dobę postoju, oraz czy rozliczamy godzinowo, czy dobowo? (np. po przekroczeniu okresu free time)

Dzięki temu obie strony znają warunki rozliczeń zawczasu – co pomaga uniknąć nieporozumień, roszczeń i dodatkowych kosztów po fakcie.

Dodatkowo – jeśli współpraca jest stała – często przyjmuje się zwyczajowe zasady (wynikające z doświadczenia, branżowej praktyki lub wcześniejszych ustaleń e-mailowych). W wypadku braku formalnego zapisu wielu operatorów odwołuje się do swoich „ogólnych warunków przewozu” albo regulaminów obsługi klienta. Warto więc, niezależnie od charakteru zlecenia (jednorazowe czy stałe), ustalić i przesłać zapis warunków wraz ze zleceniem. To zwiększa transparentność i zabezpiecza obie strony.

W logistycznych realiach często spotkać się można z terminami takimi jak Demurrage, Detention czy Laytime (w transporcie morskim i kontenerowym). Choć dotyczą one specyficznych sytuacji (np. przekroczenia bezpłatnego czasu na terminalu lub opóźnień w zwrocie kontenera), schemat rozliczenia, czyli darmowy czas + opłata za czas przekroczony funkcjonuje analogicznie i może stanowić wzór do przeniesienia do umowy przewozowej.

Skuteczna komunikacja ze zleceniodawcą i odbiorcą

Sprawna i dobrze udokumentowana komunikacja często przesądza o tym, czy spór o przestój zakończy się polubownie. Po zgłoszeniu problemu przez kierowcę przewoźnik powinien jak najszybciej poinformować zleceniodawcę o sytuacji oraz o możliwych konsekwencjach. Warto przedstawić kilka opcji: oczekiwanie na otwarcie magazynu, przełożenie rozładunku na następny dzień, zmianę miejsca dostawy albo decyzję o powrocie z ładunkiem.

Decyzje dotyczące dalszego postępowania warto utrwalić w formie pisemnej. Krótki e-mail lub wiadomość SMS, w której zleceniodawca potwierdza wybór konkretnego rozwiązania, ułatwia późniejsze rozliczenia. Przewoźnik może wtedy wykazać, że działał zgodnie z poleceniami klienta, a koszty dodatkowego postoju wynikają z decyzji zleceniodawcy.

Jak zabezpieczyć interes przewoźnika na przyszłość

Aby ograniczyć skutki podobnych zdarzeń, przewoźnik powinien zadbać o spójne zasady współpracy. W zleceniach warto umieszczać zapisy dotyczące czasu oczekiwania, stawek za przestój oraz odpowiedzialności za błędne dane dotyczące godzin pracy magazynu czy zasad awizacji.

Jasne procedury dla kierowców i dyspozytorów naprawdę ułatwiają życie. Instrukcja „co zrobić, gdy magazyn jest zamknięty” oraz wzory raportów z postoju sprawiają, że każdy krok jest przewidywalny. W praktyce brak takich wytycznych prowadzi do niepewności i chaotycznych decyzji. Potwierdzają to analizy rynkowe, które opisują problemy na załadunkach i rozładunkach oraz ich skutki dla przewoźników na podstawie realnych przypadków. Dzięki temu procedury stają się spójne, a kierowcy wiedzą, jak działać bez zbędnego stresu.

W roli uzupełnienia można wykorzystać także własne treści eksperckie. Dobrym przykładem jest tekst „Zły adres rozładunku – co zrobić?” na portalu OdpadyTransport.pl, który pokazuje, jak reagować przy błędnie wskazanej lokalizacji rozładunku.

Podsumowanie

Zamknięty magazyn, brak awizacji lub błędny termin dostawy tworzą poważną przeszkodę w realizacji zlecenia. Skuteczna reakcja opiera się na trzech filarach: weryfikacji danych, natychmiastowej komunikacji oraz solidnej dokumentacji zdarzenia. Dzięki temu przewoźnik może wykazać, że działał prawidłowo, a przyczyna przestoju leży po stronie organizacji przyjęcia towaru. Połączenie konkretnych zapisów w zleceniu, jednoznacznych zasad dokumentowania i jasno opisanych procedur ułatwia rozstrzygnięcie sporu o przestój. Świadome zarządzanie ryzykiem pozwala ograniczyć straty finansowe i wzmacnia wizerunek firmy transportowej jako partnera profesjonalnego i przewidywalnego.

Eksperci z OdpadyTransport.pl już od ponad dekady z powodzeniem pomagają firmom w zakresie organizacji przewozu odpadów i pozwoleń na transport odpadów. Jeśli masz jakiekolwiek pytania – skontaktuj się z nami!

Glosariusz pojęć

• Awizacja
  Zgłoszenie planowanej dostawy lub załadunku do magazynu w określonym terminie i godzinie.
• CMR
  Międzynarodowy list przewozowy potwierdzający zlecenie transportu oraz warunki realizacji przewozu.
• Przestój / Postój
  Czas oczekiwania kierowcy na załadunek lub rozładunek, za który przewoźnik może naliczyć opłatę po przekroczeniu ustalonego „free time”.
• Free time (bezpłatny czas oczekiwania)
  Ustalony w zleceniu okres, w którym oczekiwanie na załadunek lub rozładunek jest nieodpłatne – zwykle 2–3 godziny.
• Przeszkoda w dostawie
  Sytuacja uniemożliwiająca rozładunek z przyczyn niezależnych od przewoźnika, np. zamknięcie magazynu, brak awizacji, błędna godzina pracy.
• Demurrage / Detention
  Opłaty znane głównie z transportu kontenerowego: demurrage za postój kontenera na terminalu po upływie free time, detention za zbyt późny zwrot kontenera. W transporcie drogowym stosuje się analogiczne zasady naliczania postojowego.
• Zleceniodawca
  Podmiot, który zleca przewóz i odpowiada za poprawność danych dotyczących terminów, adresów i awizacji.
• Odbiorca
  Magazyn lub firma przyjmująca towar na rozładunek – zobowiązana do przygotowania miejsca i potwierdzenia przyjęcia przesyłki.

FAQ