Spedycja krajowa – ile naprawdę kosztuje? Kalkulacja

Spedycja krajowa to nie tylko przewóz ładunków z punktu A do B, ale także złożona struktura kosztów, które ponoszą przewoźnicy na co dzień. Rok 2025 przynosi kolejne wyzwania. Ceny paliw utrzymują się na wysokim poziomie, wynagrodzenia kierowców rosną, a opłaty drogowe wzrastają zgodnie z inflacją. W efekcie każda złotówka wydana na transport musi być dokładnie skalkulowana. Poniżej przedstawiamy kalkulację kosztów krok po kroku – z rozbiciem na główne kategorie wydatków i ich udziałem w całkowitym koszcie. Omówimy także sposoby optymalizacji kosztów oraz zwiększania marży.

Spedycja krajowa – koszty

Paliwo

Największą składową kosztów w transporcie krajowym jest paliwo. Diesel stanowi około 30–35% wszystkich wydatków przewoźnika. Nic dziwnego – średnia cena oleju napędowego w Polsce w maju 2025 wynosiła ok. 5,73 zł za litrl, a typowy ciągnik siodłowy zużywa ~30 litrów na 100 km. To oznacza wydatek rzędu ~1,7 zł na każdy kilometr trasy tylko na paliwo. Każda zmiana ceny na stacjach mocno wpływa na budżety firm transportowych – przy udziale paliwa sięgającym jednej trzeciej kosztów, nawet kilka groszy różnicy na litrze jest odczuwalne. Przykładowo, dla ciężarówki pokonującej około 11,5 tys. km miesięcznie wzrost ceny oleju napędowego o 0,05 zł/l przekłada się na dodatkowe ~150–200 zł wydatku miesięcznie.

Wynagrodzenie kierowców

Drugim największym kosztem są wynagrodzenia kierowców, stanowiące zwykle 20–25% całkowitych kosztów działalności. Deficyt kierowców na rynku sprawia, że firmy muszą oferować coraz wyższe pensje, aby przyciągnąć i zatrzymać wykwalifikowaną kadrę. W 2024 roku przeciętne wynagrodzenie w sektorze transportu i logistyki sięgało już ok. 7695 zł brutto (wzrost o 9,1% r/r). Natomiast najbardziej doświadczeni kierowcy ciężarówek zarabiają na trasach krajowych około 5000–6500 zł netto miesięcznie. Dla pracodawcy oznacza to koszt rzędu nawet 8–10 tys. zł miesięcznie na jednego kierowcę po doliczeniu składek i diet. Nic dziwnego, że rosnące płace znacząco podbijają koszty operacyjne firmy transportowej.

Opłaty drogowe

Korzystanie z autostrad i dróg ekspresowych objętych systemem e-TOLL generuje koszty, które mogą stanowić około 5–10% wszystkich wydatków przewoźnika (w przypadku tras międzynarodowych znacznie więcej – nawet 16%). Co więcej, stawki myta w Polsce wzrosły o 15% od początku 2024 roku (podwyżka powiązana z inflacją). Każdy przejazd płatnym odcinkiem, czy to autostrady A2, A4 czy odcinków dróg ekspresowych, obciąża budżet firmy. Przewoźnicy krajowi często starają się optymalizować trasy, łącząc drogi płatne z alternatywnymi, jednak nie zawsze da się uniknąć opłat bez wydłużania czasu dostawy. Mimo to, koszty autostrad trzeba wkalkulować w cenę usługi transportowej, zwłaszcza że będą one prawdopodobnie dalej rosły wraz z kosztami utrzymania infrastruktury.

Ukryte koszty

W kalkulacji opłacalności transportu należy uwzględnić również marżę spedytora. Jeśli przewoźnik korzysta ze zleceń od firm pośredniczących w organizacji transportu (co jest powszechne w przypadku większości małych podmiotów na rynku krajowym), to prowizja jest naliczana od wartości frachtu. W praktyce wynosi ona zwykle około 10–15%. Przy stałych kontraktach bywa niższa, natomiast przy trudnych, jednorazowych zleceniach może wzrastać. Dla właściciela ciężarówki jest to koszt pozyskania ładunku: np. z frachtu wycenionego na 1000 zł, przy 10% prowizji, realnie otrzyma 900 zł. W zamian ma zapewnioną obsługę zlecenia, organizację transportu i terminowe płatności Warto mieć świadomość tej prowizji, ponieważ wpływa ona na ostateczną marżę przewoźnika – zwłaszcza w branży, która ogólnie jest niskomarżowa (średnio ok. 2–4% zysku netto w 2024 roku).

Serwis i eksploatacja

Regularne przeglądy, wymiany oleju, filtrów, opon, naprawy awarii, a także koszty związane z drobnymi elementami, takimi jak żarówki czy płyny eksploatacyjne — wszystko to razem składa się na pokaźną kwotę. Szacunkowo, koszty serwisowania pojazdów oraz napraw mogą stanowić około 5–10% łącznych wydatków, choć wiele zależy od wieku taboru i polityki serwisowej firmy. Nowy pojazd na gwarancji generuje niższe koszty napraw, ale za to wymaga spłaty rat leasingowych. Z kolei starsza ciężarówka może być tańsza w posiadaniu, ale częściej ulega awariom i zużywa więcej paliwa. Nie można też zapominać o kosztach finansowania floty – ratach leasingu czy amortyzacji kredytu na zakup pojazdu. Według analiz stanowi to średnio ok. 14% kosztów działalności transportowej. Do tego dochodzą ubezpieczenia (OC, AC, NW, cargo), podatki od środków transportu oraz wydatki administracyjne (np. obsługa księgowa, biuro).

Pozostałe, nieprzewidywane koszty

Kolejnymi ukrytymi kosztami są przestoje i nieefektywności w operacjach. Każdy dzień, w którym ciężarówka nie realizuje przewozu, oznacza dla firmy dodatkowe koszty — zarówno z tytułu wynagrodzenia kierowcy za czas przestoju, jak i z powodu braku przychodów z transportu. Podobnie puste przebiegi (jazda bez ładunku w jedną stronę) dramatycznie obniżają efektywność. Zużyte paliwo i czas pracy bez żadnego pokrycia. Nawet kilkanaście procent pustych kilometrów w skali miesiąca może odjąć przewoźnikowi znaczącą część potencjalnego zysku. Dlatego firmy starają się minimalizować puste przebiegi poprzez szukanie ładunków powrotnych lub konsolidację transportów. Niemniej jednak, całkowite wyeliminowanie nieefektywności bywa niemożliwe. Warto więc uwzględnić pewną przestrzeń na nieprzewidziane przestoje. Czy to spowodowane brakiem zleceń, awarią sprzętu, czy opóźnieniem załadunku/rozładunku po stronie klienta. Spedycja krajowa operuje na setkach zmiennych, a każda nieplanowana przerwa oznacza, że firma nadal ponosi stałe koszty (leasing, ubezpieczenie, płace), które nie są wówczas pokrywane przychodami.

Jak optymalizować koszty i zwiększać marżę?

Mając świadomość struktury kosztów, przewoźnicy mogą podejmować konkretne działania, by optymalizować koszty i tym samym poprawić swoją marżę.

Efektywność paliwowa

Wprowadzenie szkoleń z eko-jazdy dla kierowców i monitorowanie stylu jazdy (unikanie gwałtownych przyspieszeń, utrzymywanie ekonomicznej prędkości) pozwala zmniejszyć spalanie. Ponadto warto na bieżąco kontrolować ceny paliw i korzystać z rabatów flotowych czy kart paliwowych – kilka procent oszczędności na tankowaniu przy tak dużym udziale paliwa w kosztach robi różnicę. Spedycja krajowa ma tę zaletę, że najczęściej będziemy w pobliżu stacji benzynowej honorującej pozyskane zniżki, czy karty stałego klienta.

Nowoczesne systemy telematyczne pomagają śledzić zużycie paliwa, czas pracy kierowcy i parametry techniczne pojazdu, co umożliwia szybkie wykrycie nieprawidłowości. Przykładowo może to być zwiększone spalania wskutek usterki lub nieekonomicznej jazdy.

Optymalizacja tras

Dzięki planowaniu trasy z wyprzedzeniem można unikać pustych przebiegów – np. poprzez znalezienie ładunku w pobliżu miejsca rozładunku lub łączenie mniejszych zleceń. Dobry spedytor lub nowoczesne giełdy transportowe pomagają w kojarzeniu ładunków tak, aby ciężarówka jak najrzadziej wracała “na pusto”. Warto także analizować, które odcinki dróg płatnych faktycznie skracają czas i drogę, a które można zastąpić tańszą alternatywą bez dużej straty dla terminowości. W rezultacie dobrze zaplanowana logistyka trasy zmniejsza zarówno wydatki na paliwo, jak i opłaty drogowe.

Zarządzanie flotą i serwisem

Regularna, planowa konserwacja ciężarówek zapobiega kosztownym awariom w trasie. Jednocześnie wydłuża ich żywotność. Lepiej wymienić zużyte podzespoły na czas, niż dopuścić do poważnych usterek, które wykluczą pojazdy z pracy na dłużej. Taka sytuacja generuje bowiem wysokie rachunki za naprawę i przestój. Ponadto utrzymywanie właściwego ciśnienia w oponach oraz geometrii kół zmniejsza zużycie paliwa. Co więcej, dzięki odpowiedniemu użytkowaniu zużywają się wolniej, co obniża koszty ich eksploatacji. W obszarze kosztów pracy warto zadbać o rotację i motywację kierowców. Zadowolony, wypoczęty kierowca jeździ bezpieczniej i oszczędniej, a także rzadziej odchodzi z firmy. To z kolei redukuje koszty rekrutacji i wdrożenia nowego pracownika. Co więcej, można rozważyć inwestycje w nowszy tabor o lepszej efektywności paliwowej. Choć to duży wydatek, nowoczesne ciężarówki Euro6/Euro7 potrafią spalić kilka litrów na 100 km mniej niż ich starsze odpowiedniki. Przy obecnych cenach paliwa taka oszczędność szybko się zwraca.

Zarządzanie stawkami oraz zleceniami

W praktyce oznacza to negocjowanie stawek z klientami, uwzględniających zmiany kosztów (np. klauzule paliwowe przy długoterminowych kontraktach). Jednocześnie oznacza to wybieranie takich segmentów rynku, gdzie stosunek stawki do kosztu kilometra jest korzystny. Ponadto przewoźnicy mogą dywersyfikować źródła zleceń – np. część ładunków brać od stałych klientów bez pośredników. To pozwala zaoszczędzić na prowizji spedytora, a część ładunków zlecać sprawdzonym spedycjom, które zapewniają szybkie wypełnienie luk w grafiku. Taka zrównoważona strategia zapewnia z jednej strony maksymalne obłożenie pojazdów. Z drugiej strony pozwala osiągać możliwie najwyższe stawki za kilometr, co razem przekłada się na lepszą rentowność. W tak konkurencyjnej branży każde usprawnienie ma znaczenie. Każdy zaoszczędzony grosz przekłada się bezpośrednio na wyniki finansowe firmy.

Korzyści z oddania pojazdu w zarządzanie firmie spedycyjnej

Oddanie własnej ciężarówki pod opiekę doświadczonej firmy spedycyjnej może okazać się dla właściciela pojazdu strzałem w dziesiątkę. Taki model współpracy oznacza, że to spedycja przejmuje na siebie większość obowiązków operacyjnych i biznesowych. Właściciel w tym czasie czerpie korzyści z pewnego, stabilnego dochodu bez codziennych zmartwień. Jakie konkretnie profity płyną z powierzenia pojazdu firmie takiej jak Innovation Trading sp. z o.o.? Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich:

.

• Stabilny dochód co miesiąc: Spedycja gwarantuje ciągłość zleceń dla Twojego pojazdu, dzięki czemu nie musisz się martwić przestojami. Otrzymujesz uzgodnioną stawkę lub procent od frachtów, co zapewnia przewidywalność finansową niezależnie od wahań rynku.
• Brak zmartwień operacyjnych: To Innovation Trading zajmuje się całym zapleczem logistycznym – od planowania tras, przez negocjowanie stawek z klientami, po rozliczenia i dokumentację. Ty nie musisz śledzić giełd transportowych ani załatwiać sterty papierów. Dzięki temu oszczędzasz czas i nerwy, a Twoja ciężarówka zarabia w tym czasie na trasie.
• Dostęp do lepszych ładunków: Duża firma spedycyjna dysponuje rozległą bazą klientów i kontaktów, co oznacza więcej atrakcyjnych zleceń dla Twojego pojazdu. Zamiast brać przypadkowe frachty za niskie stawki, Twoja ciężarówka może wozić lepsze ładunki – np. kontraktowe przewozy dla renomowanych firm, które płacą wyższe stawki i gwarantują regularność zleceń.
• Wsparcie i know-how ekspertów: Profesjonalna spedycja monitoruje zmiany w przepisach, dba o przestrzeganie czasu pracy kierowców, terminowe przeglądy techniczne i ubezpieczenia. Masz pewność, że Twój pojazd jest zarządzany zgodnie z najlepszymi praktykami. Ponadto, w razie nieprzewidzianych sytuacji (usterka, kontrola ITD, reklamacja od klienta) możesz liczyć na doświadczenie zespołu Innovation Trading w szybkim rozwiązaniu problemu.
• Optymalizacja kosztów w tle: Spedycja operując większą flotą często uzyskuje rabaty na paliwo, serwis czy ubezpieczenia – Twój pojazd pośrednio korzysta z efektu skali. Dzięki temu realne koszty eksploatacji mogą być niższe, niż gdybyś działał samodzielnie. Dodatkowo, redukcja pustych przebiegów dzięki sprawnemu planowaniu tras oznacza, że Twój truck zarabia więcej za każdy przejechany kilometr.

Eksperci z OdpadyTransport.pl już od ponad dekady z powodzeniem pomagają firmom w zakresie organizacji przewozu odpadów i pozwoleń na transport odpadów. Jeśli masz jakiekolwiek pytania – skontaktuj się z nami!

.

Spedycja krajowa niesie ze sobą wiele kosztów, które trzeba dokładnie kalkulować, aby działalność transportowa przynosiła zyski. Znajomość struktury wydatków – od paliwa, przez płace i opłaty drogowe, po ukryte koszty serwisu – pozwala lepiej zarządzać firmą przewozową. Z kolei inwestycja w optymalizacj przekłada się na wyższą marżę i odporność biznesu na zmiany rynkowe. Dla wielu właścicieli pojedynczych ciężarówek rozsądnym rozwiązaniem jest współpraca z doświadczoną firmą spedycyjną. Innovation Trading sp. z o.o. może zdjąć z barków przewoźnika ciężar codziennej walki o ładunki i optymalizację tras. W zamian zapewniając stabilny dochód i profesjonalne zarządzanie pojazdem. W efekcie właściciel ciężarówki może spać spokojnie, podczas gdy jego pojazd pracuje efektywnie na siebie pod okiem ekspertów od transportu.

Spedycja krajowa może być wymagającym biznesem pod względem kosztów. Jednak właściwym podejściem i wsparciem można osiągnąć z niej solidne, bezpieczne zyski. Wszystko sprowadza się do szczegółowej kalkulacji, ciągłego usprawniania działalności i korzystania z dostępnych na rynku możliwości. Każda złotówka zainwestowana w transport musi przynosić oczekiwany zwrot. Dzięki temu nawet w obliczu rosnących cen i konkurencji, prowadzenie krajowej działalności transportowej w 2025 roku pozostaje opłacalne i perspektywiczne.