Firmy spedycyjne – czy stała współpraca się opłaca?

Firmy spedycyjne odgrywają kluczową rolę w branży transportowej, pośrednicząc między klientami a przewoźnikami. Wielu właścicieli firm transportowych zastanawia się, czy opłaca im się na stałe związać z jedną spedycją, oddając jej do dyspozycji swój tabor przez większą część miesiąca. W poniższym artykule przyjrzymy się modelowi stałej dyspozycyjności oraz porównamy go z alternatywnym systemem mieszanym, gdzie przewoźnik część zleceń ma bezpośrednio od klientów, a resztę uzupełnia z giełdy transportowej. Omówimy również, jakie są korzyści i zagrożenia każdego rozwiązania oraz które podejście może przynieść wyższe zyski roczne.

Czy Twój problem nie został omówiony w poniższym artykule?

Zadzwoń teraz w sprawie pozwoleń na transport odpadów:

Ewelina Nadolna: e.nadolna@ekologistyka24.pl , +48 881 045 376

Justyna Błażewicz-Seredyn: j.blazewicz@ekologistyka24.pl , +48 500 867 153

Stała współpraca z firmą spedycyjną – na czym to polega?

Stała współpraca polega na tym, że przewoźnik zobowiązuje się utrzymywać stałą dyspozycyjność swojego pojazdu dla wybranej firmy spedycyjnej przez ustalony czas, najczęściej przez większość dni roboczych w miesiącu (np. 21 dni). W praktyce oznacza to, że przez ten okres spedycja może dowolnie dysponować ciężarówką przewoźnika, zlecając jej kolejne transporty jeden po drugim. Przewoźnik rezerwuje swój tabor dla tej jednej firmy i nie podejmuje innych zleceń w tym czasie. Taki model często jest określany jako praca „pod spedycją” na wyłączność.

Jak to wygląda w praktyce?

Spedycja zwykle planuje trasy i ładunki dla pojazdu tak, aby maksymalnie wykorzystać jego czas pracy, minimalizując puste przebiegi. Przykładowo kierowca otrzymuje zlecenia transportowe dzień po dniu, a ewentualne przestoje między ładunkami organizuje spedytor. Często spotyka się systemy rotacyjne – np. trzy tygodnie pracy (około 21 dni) i tydzień przerwy – co pozwala przewoźnikowi zaplanować odpoczynek, a spedycji zapewnia stały obrót pojazdu. Wszystko odbywa się na podstawie umowy lub ustnych ustaleń gwarantujących dostępność pojazdu.

Typowe stawki i warunki

W modelu stałej współpracy rozliczenia mogą przybierać różne formy. Bardzo często oferowana jest stała stawka za każdy przejechany kilometr – zarówno za ładunki, jak i kilometry puste. Dla transportu międzynarodowego typowe stawki proponowane przewoźnikom przez spedycje wynoszą około 0,85–1,25 euro za kilometr (w zależności od kierunku, warunków umowy i przede wszystkim sezonu). Zdarza się, że duże spedycje oferują jedną uśrednioną cenę za wszystkie kilometry na terenie UE, z ewentualnymi dodatkami za trudniejsze regiony.

Na rynku krajowym stawki są przeważnie podawane w złotówkach za kilometr – często w przedziale 3,0–5,0 zł/km dla standardowej naczepy typu firanka. Niektóre oferty stałej współpracy po kraju (np. dla chłodni) sięgają nawet ~5,5 zł/km, co obejmuje wszystkie kilometry i rekompensuje koszty specyficznego taboru. Oprócz stawek za km, spedycje czasem gwarantują minimum kilometrów miesięcznie (np. 10–12 tys. km), co zapewnia przewoźnikowi pewien minimalny przychód niezależnie od sytuacji rynkowej. W sytuacji niewywiązania się spedycja pokrywa różnicę w umówionej gwarancji kilometrowej po ustalonej stawce. Terminy płatności z reguły wynoszą 30–45 dni, ale często przewoźnik może skorzystać ze skonta lub faktoringu, aby otrzymać środki szybciej (nierzadko spedycje oferują np. płatność w 7 dni za drobnym dyskontem od frachtu).

Firmy spedycyjne – zalety stałej współpracy

Stała współpraca z jedną firmą spedycyjną niesie ze sobą szereg korzyści, szczególnie istotnych dla mniejszych przewoźników. Przede wszystkim gwarantuje ciągłość zleceń. W praktyce przewoźnik nie musi martwić się o wyszukiwanie ładunków na każdy dzień – to spedytor zapewnia kolejne zadania. Dzięki temu minimalizowane są przestoje pojazdu, co bezpośrednio przekłada się na lepsze wykorzystanie kierowcy i ciężarówki. Ponadto, spedycja zazwyczaj stara się układać trasy tak, by ograniczyć puste przebiegi, więc wzrasta efektywność każdego kilometra. Stabilny strumień zleceń oznacza także przewidywalność przychodów z miesiąca na miesiąc. Przewoźnik może z góry oszacować, ile mniej więcej kilometrów przejedzie i jaki przychód wygeneruje jego pojazd w ramach stałego kontraktu.

Kolejnym atutem jest odciążenie z obowiązków administracyjnych i logistycznych. To spedycja odpowiada za negocjacje z klientami, organizację załadunków i rozładunków oraz ewentualne rozwiązanie problemów na trasie. Dzięki temu przewoźnik może skupić się na samej realizacji transportu, zamiast tracić czas na telefony, ustalenia i papierologię. Co więcej, duża firma spedycyjna często oferuje swoim stałym podwykonawcom dodatkowe udogodnienia: karty paliwowe z rabatami, urządzenia do poboru opłat drogowych, całodobowe wsparcie dyspozytorskie, a nawet pomoc prawną czy ubezpieczeniową. W rezultacie współpracując na stałe, przewoźnik zyskuje partnera biznesowego, który dba o wiele aspektów prowadzenia przewozów.

Najwyższą formą zaufania w biznesie jest kontrola. Oddanie swojej floty pod dyspozycję zewnętrznej firmy wymaga sporej ilości zaufania. Jednak wiele spedycji działających na zautomatyzowanych systemach pozwala na stałą kontrolę zleceń oraz lokalizacji naszych ciężarówek. Przykładem takiego systemu jest Freight Automation by HOGS, do którego przekonuje się coraz więcej firm.

Nie bez znaczenia jest także pewność płatności – renomowane spedycje zapewniają terminowe wypłaty za frachy i przejmują na siebie ryzyko niewypłacalności klienta. Przy licznych nieuczciwych firmach na dzisiejszych rynkach wygoda bezpieczeństwa i stabilnego przychodu jest bezcenna. Dzięki temu mała firma transportowa unika sytuacji, w której musi samodzielnie dochodzić zapłaty od zleceniodawcy – spedycja pośredniczy i gwarantuje rozliczenie.

Firmy spedycyjne – wady i ryzyka

Mimo istotnych korzyści, model stałej współpracy z jedną spedycją ma także swoje wady oraz potencjalne zagrożenia. Największym minusem są relatywnie niższe stawki za kilometr w porównaniu z tym, co przewoźnik mógłby uzyskać, działając samodzielnie na rynku. Spedycja pobiera swoją marżę za pośrednictwo, więc wynagrodzenie przekazywane przewoźnikowi jest pomniejszone o tę prowizję. W efekcie przewoźnik zarabia mniej na każdym kilometrze niż wynosi stawka, którą płaci klient końcowy. Dla zobrazowania: zdarza się, że bezpośredni klient (np. producent) płaci za przewóz ładunku stawkę rzędu 1,5 € za km, podczas gdy przewoźnik jeżdżący przez pośredników otrzymuje tylko około 0,85 €/km​

Taka różnica to realnie utracony przychód, który w skali roku może wynieść dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych. Dlatego decydując się na stały kontrakt, przewoźnik akceptuje niższą marżę jednostkową w zamian za wygodę, stabilizację i bezpieczeństwo.

Innym ryzykiem jest uzależnienie od jednego partnera. Gdy cała (lub większość) działalność opiera się na zleceniach z jednej spedycji, problemy tej spedycji automatycznie stają się problemami przewoźnika. Opóźnienia w płatnościach, utrata kluczowego klienta przez spedycję czy nagłe zmniejszenie liczby zleceń mogą poważnie zachwiać finansami podwykonawcy, który nie ma alternatywnych źródeł frachtu.

Alienacja rynkowa

Przewoźnik traci pewną elastyczność – trudniej mu przyjąć atrakcyjne zlecenie zewnętrzne, jeśli jest związany obietnicą dyspozycyjności. Może się zdarzyć, że spedycja wymaga od niego kursu w mało opłacalnym kierunku albo długiego oczekiwania na załadunek, co w modelu ad-hoc być może by odrzucił. W ramach stałej współpracy często trzeba dostosować się do poleceń spedytora, nawet jeśli dana trasa czy fracht wydają się niekorzystne. Długotrwałe obciążenie kierowców również może być wyzwaniem – jeżeli umowa przewiduje np. 21 dni ciągłej pracy, to kierowca i pojazd mają ograniczony czas na serwis, regenerację czy niespodziewane przerwy.

Warto pamiętać także o utracie kontaktu z rynkiem. Gdy przez lata jeździmy tylko dla jednego pośrednika, tracimy bezpośrednie relacje z potencjalnymi klientami. Pozycja negocjacyjna przewoźnika może słabnąć – nie zna on aktualnych stawek rynkowych z pierwszej ręki, polega tylko na tym, co zaoferuje spedycja. W rezultacie firma transportowa staje się de facto podwykonawcą, któremu trudniej wybić się na samodzielność, gdyby chciała to zrobić w przyszłości.

Podsumowując, model stałej dyspozycyjności oznacza pewne ograniczenie niezależności przewoźnika i wymaga dużego zaufania do partnera spedycyjnego. Przed wejściem w taki układ warto dobrze ocenić wiarygodność spedycji oraz jasno ustalić warunki współpracy (stawki, minimalną liczbę kilometrów, zasady przerw w dyspozycyjności itp.), aby zminimalizować ryzyka.

Współpraca bezpośrednia z klientami + giełda – model mieszany

Alternatywą dla jeżdżenia wyłącznie „pod spedycją” jest model mieszany, w którym firma transportowa samodzielnie pozyskuje część zleceń bezpośrednio od klientów. Pozostałe luki w grafiku uzupełnia poprzez giełdy transportowe lub dorywczą współpracę z różnymi spedycjami. Często spotykanym rozwiązaniem jest sytuacja, gdy przewoźnik zapewnia sobie np. 60% frachtów od stałych zleceniodawców, a około 40% ładunków dobiera z giełdy. Taki układ pozwala korzystać z zalet posiadania własnych kontraktów, a jednocześnie daje elastyczność w razie zmiennego popytu.

Na czym to polega w praktyce?

Przewoźnik nawiązuje bezpośrednią współpracę z kilkoma klientami – mogą to być np. lokalne firmy produkcyjne, dystrybutorzy, czy przedsiębiorstwa potrzebujące regularnych dostaw. Z nimi podpisuje umowy lub ustala stawki za transporty realizowane cyklicznie (np. co tydzień określona trasa, stałe zlecenia sezonowe itp.). Te bezpośrednie zlecenia zapewniają bazową pracę dla floty. Dają obłożenie części kalendarza i zwykle są lepiej płatne niż oferty z giełd.

Pozostały czas, gdy ciężarówka wraca pusta lub nie ma akurat nic od stałych klientów, wypełnia się ładunkami z giełd transportowych. W razie napiętego terminarza można również posiłkować się jednorazowymi zleceniami od różnych spedycji. Dużą pomocą dla przewoźników, którzy nie znają się dobrze na giełdzie jest automatyzacja procesu poszukiwania zleceń z giełd. Taka praktyka oszczędza cenny czas, oraz zapobiega błędom w ocenie optymalnej stawki za przewóz. Takie rozwiązanie sprawia, że pojazd rzadko stoi bezczynnie. Przewoźnik może elastycznie reagować. Jeśli pojawi się więcej zleceń od stałych klientów, ogranicza korzystanie z giełdy. Natomiast w okresach ciszy na kontraktach własnych zwiększa aktywność na giełdzie, by znaleźć dodatkowe frachty.

Korzyści finansowe modelu mieszanego.

Największą zaletą takiego systemu jest wyższa średnia stawka za kilometr w skali roku. Bezpośrednie zlecenia od klientów eliminują pośredników, więc cała kwota frachtu trafia do przewoźnika. Można negocjować stawki odpowiadające realnym kosztom i oczekiwanej marży. W praktyce często oznacza to stawkę o kilkanaście czy kilkadziesiąt procent wyższą niż ta, którą zaproponowałaby spedycja. Przykładowo, jeśli na danej trasie spedycja skłonna jest zapłacić przewoźnikowi 3,0 zł/km, to bezpośredni zleceniodawca (klient) może płacić np. 3,8–4,0 zł/km, bo tyle faktycznie jest wart transport, a kwota nie jest dzielona z pośrednikiem.

Co więcej, przy modelu mieszanym przewoźnik nadal może korzystać z giełdy, ale robi to na własnych zasadach. Może wybierać najbardziej opłacalne oferty spośród dostępnych, a nie jeździć na tych narzuconych przez stałą spedycję. To pozwala podnosić średnią stawkę. Nawet jeśli giełda bywa niepewna i czasem pojawiają się na niej oferty z niższymi stawkami. W takiej sytuacji przewoźnik nie jest zmuszony brać każdego zlecenia. Ma komfort odrzucenia zbyt tanich frachtów, bo 60% czasu ma pokryte lepiej płatną pracą bezpośrednią.

Oczywiście model mieszany wymaga więcej aktywności i umiejętności po stronie przewoźnika. Trzeba samodzielnie zadbać o pozyskanie klientów – co oznacza działania handlowe, budowanie relacji i dobrą reputację. Konieczne jest też monitorowanie giełdy, szybkie reagowanie na pojawiające się ładunki, weryfikacja zleceniodawców pod kątem rzetelności (aby uniknąć nierzetelnych kontrahentów). Jednakże, wielu przewoźników uważa, że dodatkowy wysiłek się opłaca, bo zyskują niezależność i wyższą marżowość. Mając własnych klientów, firma transportowa buduje swoją markę i portfel zleceniodawców. Dzięki temu w dłuższej perspektywie jest mniej narażona na dyktat niskich stawek z rynku spotowego. Giełda zaś staje się narzędziem uzupełniającym, a nie głównym źródłem pracy, co zmniejsza podatność na jej wahania.

Porównanie opłacalności: stała współpraca vs model mieszany

Porównując obie strategie, widać wyraźnie, że model mieszany może generować wyższe roczne przychody dla przewoźnika niż pełna współpraca z jedną spedycją – oczywiście pod warunkiem, że przewoźnik potrafi zdobyć i utrzymać bezpośrednich klientów. Kluczową różnicą są tu stawki uzyskiwane za fracht. Stała współpraca oznacza komfort ciągłego obłożenia pracą, ale często za cenę niższej stawki za km. Z kolei własne kontrakty dają większy zarobek na jednostce, choć nie gwarantują 100% zapełnienia kalendarza. Model 60/40 stara się pogodzić te aspekty – zapewnić wystarczającą liczbę kilometrów rocznie przy jak najwyższej średniej stawce.

Przeanalizujmy hipotetyczny scenariusz:

Załóżmy, że ciężarówka pokonuje w ciągu roku 100 000 km. W wariancie pełnej współpracy ze spedycją wliczając jej marżę, przy stawce powiedzmy 5 zł (Ok. 1,20€)/km, roczny przychód wyniósłby 500 000 zł. Natomiast w modelu mieszanym, jeśli dzięki własnym klientom średnia stawka wzrośnie choćby do 6 zł(Ok. 1,45€)/km, to przy podobnym przebiegu roczny przychód sięgnie 600 000 zł. Różnica jest ogromna – to 100 000 zł więcej w skali roku na korzyść modelu mieszanego. Oczywiście to uproszczony przykład, ale dobrze obrazuje, o jakich kwotach mówimy. Nawet jeśli uwzględnimy, że czasem ciężarówka może stać bez zleceń lub nie wszystkie ładunki własne będą tak lukratywne, to i tak przewoźnik ma szansę wygenerować wyższy dochód, niż gdyby jeździł wyłącznie za stawkę podyktowaną przez spedycję.

Jak to wykorzystać?

Warto zwrócić uwagę, że wiele standardowych firm spedycyjnych i tak korzysta z giełdy ładunków, aby znaleźć towary dla swoich podwykonawców. To oznacza, że przewoźnik jadący na stałe pod spedycją często realizuje przewozy, które spedycja znalazła na giełdzie. Różnica jest taka, że dostał za nie niższą stawkę. Innymi słowy, spedycja pełni tu tylko rolę pośrednika, nie zawsze zapewniając lepsze warunki niż te, które sam przewoźnik mógłby wynegocjować. Dlatego przewoźnicy posiadający doświadczenie i kontakty coraz częściej wybierają uniezależnienie się. Pozyskują klientów samemu, a giełdę traktują jako sposób na dogranie powrotów lub dodatkowych kursów. Taki system premiuje aktywność i przedsiębiorczość. Najbardziej zarabiają ci, którzy potrafią wyjść poza utarte schematy i zbudować bezpośrednią współpracę z załadowcami.

Oczywiście, nie ma uniwersalnej recepty. Dla niektórych przewoźników, zwłaszcza rozpoczynających działalność lub dysponujących mniejszą flotą, samodzielne zdobywanie klientów może być trudne i czasochłonne. Dlatego też stała współpraca ze spedycją bywa dla nich pomostem – pozwala ustabilizować biznes w pierwszych latach. Z kolei firmy, które już okrzepły na rynku, często dążą do zwiększenia udziału zleceń bezpośrednich, by poprawić rentowność. W razie potrzeby przewoźnik może wrócić do większego korzystania z giełd. Może również podjąć dodatkową stałą współpracę z kolejną spedycją, jeśli sytuacja tego wymaga. Nie jest przywiązany na sztywno do jednego kontraktu.

Stała współpraca z spedytorem daje stabilność i wygodę. Mniejsze firmy zyskują regularne zlecenia i wsparcie. Jednak samodzielna działalność często przynosi wyższe zyski. Wielu przewoźników wybiera model mieszany – część floty na stałym kontrakcie, resztę na własnych zleceniach. Każda firma musi ocenić, co jej bardziej się opłaca.

Eksperci z OdpadyTransport.pl już od ponad dekady z powodzeniem pomagają firmom w zakresie organizacji przewozu odpadów i pozwoleń na transport odpadów. Jeśli masz jakiekolwiek pytania – skontaktuj się z nami!