Jak uniknąć kar w DIWASS od 2026? – Najważniejsze wymogi systemu

System DIWASS (Digital Waste Shipment System) to centralna platforma informatyczna Komisji Europejskiej. Od 21 maja 2026 r. stanie się obowiązkowym kanałem wymiany dokumentów w transgranicznym przewozie odpadów. W nowym rozporządzeniu (UE) 2024/1157 wprowadzono pełną cyfryzację procedur. Z tego powodu wszystkie dane związane z transportem odpadów muszą być przekazywane elektronicznie za pośrednictwem DIWASS. Komisja Europejska zaznacza, że cyfryzacja systemu ma ułatwić legalne przesyłki między państwami oraz zapewnić właściwy poziom monitorowania procesu. Przewoźnicy, spedytorzy oraz osoby odpowiedzialne za zgodność w firmach logistycznych muszą więc przygotować się do nowych wymogów, a także wdrożyć procedury pozwalające uniknąć kar za naruszenia.

Czym jest system DIWASS?

DIWASS (Digital Waste Shipment System) to centralny system informatyczny Komisji Europejskiej. Służy on do elektronicznego zgłaszania i rejestracji transgranicznych przesyłek odpadów. Od 2026 r. wszystkie zgłoszenia przewozów oraz dokumenty im towarzyszące (w tym formularze załącznika VII) muszą być przekazywane wyłącznie drogą elektroniczną. Dzięki temu dokumenty przestaną krążyć w formie papierowej.

DIWASS zastąpi dotychczasowe drukowane formularze. Z tego powodu stanie się głównym kanałem komunikacji między firmami a organami administracji w sprawach przewozu odpadów. Każdy etap transportu odpadów będzie rejestrowany cyfrowo, dlatego firmy muszą zadbać o poprawność danych, ponieważ system zwiększy przejrzystość i nadzór nad procesem.

Kogo dotyczy system DIWASS?

Obowiązek korzystania z DIWASS obejmie wszystkie podmioty uczestniczące w transgranicznym przewozie odpadów. Dotyczy to podmiotów zgłaszających przewóz oraz organizatorów transportu. Obejmuje też samych przewoźników, odbiorców oraz producentów odpadów i instalacje przetwarzające odpady.

Innymi słowy – każdy podmiot w łańcuchu logistycznym (od wytwórcy przez spedycję, przewoźnika aż do odbiorcy) będzie musiał działać w ramach systemu DIWASS. DIWASS będzie dostępny także dla uprawnionych służb kontrolnych (m.in. WIOŚ, ITD, Straż Graniczna, Policja, KAS). Będą one wykorzystywać system do nadzoru i kontroli transportów odpadów. Dzięki temu organy państwowe zyskają pełny wgląd w dane wszystkich przesyłek. Z tego powodu wzrasta ryzyko wykrycia naruszeń.

Rejestracja i dostęp do DIWASS

Rejestracja w systemie DIWASS odbywa się online. Proces wykonuje osoba fizyczna upoważniona do reprezentowania przedsiębiorstwa. Kandydat musi posiadać aktywne konto EU Login. Następnie powinien wprowadzić dane firmy (m.in. adres, NIP, REGON). Potem odpowiedni organ sprawdza wniosek i go zatwierdza (w Polsce będzie to GIOŚ).

Proces rejestracji ruszy w kwietniu 2026 r. Warto więc spodziewać się komunikatów o dokładnym terminie startu. Firmy powinny rozpocząć ten proces z wyprzedzeniem. Dzięki temu nie opóźnią późniejszych zgłoszeń w systemie.

Dostęp do DIWASS zapewniają dwa sposoby. Pierwszy to interfejs webowy (GUI) udostępniony przez Komisję Europejską. Drugi to lokalne oprogramowanie firmy połączone z DIWASS przez API, pod warunkiem spełnienia wymogów interoperacyjności określonych rozporządzeniem wykonawczym (UE) 2025/1290. W systemie identyfikacja podmiotów opiera się na europejskim numerze EORI. Natomiast polskie firmy bez EORI posłużą się NIP-em jako głównym identyfikatorem.

Dodatkowo stosowane będą inne krajowe numery rejestracyjne (REGON, numer BDO). Po złożeniu wniosku GIOŚ weryfikuje, czy wpisany podmiot istnieje. Ponadto organ weryfikuje, czy osoba zakładająca konto ma odpowiednie uprawnienia. Z tego powodu warto wcześniej przygotować niezbędne dokumenty potwierdzające status przedsiębiorcy.

Dokumenty i procedury w DIWASS

Przez DIWASS firmy przesyłają komplet dokumentów związanych z procedurą notyfikacyjną. Przekazują formularz zgłoszenia oraz wszystkie dodatkowe informacje określone w załączniku II do rozporządzenia (UE) 2024/1157. Ponadto przekazują dalszą korespondencję z organami. W systemie umieszcza się również decyzje administracyjne oraz dokumenty przesyłania dotyczące kolejnych etapów transportu.

Innymi słowy, cała procedura uzyskania zgody na przewóz odpadów odbywa się w systemie – od złożenia wniosku aż do zakończenia przesyłki. Dzięki temu przepływ dokumentów staje się bardziej uporządkowany, jednak wymaga konsekwencji w działaniu.

W przypadku odpadów z tzw. zielonej listy (procedura informowania) przez DIWASS przekazywane będą m.in. formularz określony w załączniku VII do rozporządzenia. Przekazywana będzie także umowa organizatora z odbiorcą przesyłki. System nie przewiduje ręcznego wpisywania danych uczestników – wybiera się ich z listy zarejestrowanych podmiotów.

Oznacza to, że każdy zaangażowany przewoźnik czy organizator musi uprzednio założyć konto w systemie. Samo założenie konta nie wystarczy – brak pełnej rejestracji lub niekompletne dane uniemożliwią elektroniczną obsługę dokumentacji. Z tego powodu warto dopilnować kompletności informacji przed pierwszym zgłoszeniem.

Najczęstsze błędy i sankcje

W transporcie odpadów za naruszenia formalne przewidziano surowe kary. Z tego powodu warto poznać najczęstsze błędy prowadzące do sankcji. Do najważniejszych należą:

• Nieprzekazanie zgłoszenia przez DIWASS po 21 maja 2026 r. – jeśli zgłoszenie nie zostanie złożone elektronicznie po tej dacie, stare procedury zostaną umorzone. Następnie konieczne będzie rozpoczęcie nowej procedury przez DIWASS.
• Brak rejestracji w systemie DIWASS – firma niezarejestrowana nie może legalnie uczestniczyć w transporcie odpadów.
• Błędy w elektronicznych formularzach – np. nieuzupełnienie wszystkich wymaganych pól czy brak załączników (formularzy). W efekcie może to skutkować odrzuceniem zgłoszenia przez organ.
• Przewóz odpadów bez ważnego zgłoszenia/pozwolenia – Obecnie przewoźnik za taki transport bez wymaganego dokumentu ryzykuje karę w wysokości 10 000 zł. Podobnie przewidziano sankcje za niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych w DIWASS.

Niewykonanie procedur DIWASS ma realne konsekwencje finansowe i prawne. Inspekcja Transportu Drogowego przy kontrolach od lat nakłada kary za brak dokumentów. Przykładem jest 10 000 zł dla przewoźnika w opisanym przypadku – Temat omawia też komunikat GITD „Transport odpadów bez wymaganego dokumentu”. W praktyce oznacza to, że błędnie lub niekompletnie wypełnione zgłoszenie w DIWASS (albo jego brak) może skutkować mandatami i grzywnami. Kary będą nakładane na podstawie krajowych przepisów o odpadach.

Aby uniknąć sankcji, przewoźcy muszą więc skrupulatnie przestrzegać wszystkich wymogów systemu. Najpierw powinni zarejestrować się w DIWASS. Następnie muszą uzupełnić dokumentację według procedur. Na końcu powinni uzyskać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Dzięki temu ograniczą ryzyko błędów, jednak nadal muszą pilnować terminów i kompletności danych.

Jak uniknąć kar – praktyczne działania przewoźników

Praktyczne działania pozwalające uniknąć kar to m.in.:

• Wczesna rejestracja: Zarejestruj swoją firmę i uprawnionych użytkowników w systemie DIWASS zaraz po uruchomieniu rejestracji (planowanej na 2026 r.). Upewnij się, że osoby reprezentujące mają ważne upoważnienia w CEIDG/KRS oraz konto EU Login.
• Dokładność dokumentów: Przygotuj komplet informacji wymagalnych przez DIWASS – sprawdź kody odpadów i informacje o odbiorcy. Co więcej, dodaj wszystkie wymagane dokumenty (formularze notyfikacji, umowy itp.). Każde pole systemu powinno być wypełnione zgodnie z wytycznymi regulacyjnymi.
• Szkolenie i procedury wewnętrzne: Przeszkol spedytorów i kierowców w obsłudze DIWASS oraz w procedurach na wypadek awarii. Opracuj procedury awaryjne na wypadek braku dostępu do sieci (np. wydruk potwierdzenia z systemu, kontakt z biurem) oraz wewnętrzne listy kontrolne zgodności.
• Śledzenie aktualizacji: Regularnie monitoruj komunikaty GIOŚ i KE dotyczące DIWASS; wraz ze zbliżaniem się terminu powinny pojawiać się materiały instruktażowe i szkolenia dla użytkowników. Na stronie GIOŚ dostępny jest adres e-mail do zgłaszania zapytań o DIWASS.
• Wewnętrzny audyt: Wprowadź okresowe sprawdzenia: czy wszystkie zaplanowane transporty mają wpisy w DIWASS, czy przyjęto decyzje oraz czy dokumenty przewozowe są kompletne. Systematyczne audyty wewnętrzne pomagają wykryć i skorygować braki. Dzięki temu zrobisz to zanim wykryją je kontrole zewnętrzne.

Ponadto firmy powinny dopasować swoje systemy informatyczne i procesy operacyjne do wymogów DIWASS. Oznacza to integrację danych (np. kody EORI lub NIP) z rejestrami firm. Obejmuje to także synchronizację z istniejącą ewidencją BDO oraz systemami SENT i ERP. Ważne jest też przewidywanie czasu na zatwierdzenie zgłoszeń w systemie. Z tego powodu lepiej złożyć wniosek wcześniej, aby uniknąć opóźnień administracyjnych.

Wdrożenie ma ułatwić pakiet instrukcji zapowiedzianych przez Komisję i GIOŚ. Co więcej, zaplanowano też szkolenia dla użytkowników DIWASS. Systematyczne dostosowywanie procedur zmniejszy ryzyko nałożenia kar w przyszłości. Jednocześnie ułatwi utrzymanie spójnych procedur w całej organizacji.

Wpływ DIWASS na organizację transportu i zgodność

Wprowadzenie DIWASS zmieni sposób, w jaki firmy organizują transport odpadów. Zastąpienie dokumentów papierowych elektronicznymi oznacza, że każdy uczestnik procesu logistycznego musi mieć dostęp do systemu. Dotyczy to spedytora w biurze, przewoźnika w trasie i odbiorcy w punkcie docelowym. Andersen podkreśla, że DIWASS stanie się podstawowym kanałem komunikacji między przedsiębiorcami a organami przy transporcie odpadów. Praktycznie oznacza to, że firmy muszą np. posiadać urządzenia do prezentacji dokumentów (lub wydruk potwierdzenia) podczas kontroli. Muszą też zapewnić ciągłość dostępu do systemu, dlatego potrzebne są procedury awaryjne.

Dzięki DIWASS kontrolerzy uzyskają natychmiastowy wgląd w dokumenty i status przesyłki. Z tego powodu kontrola może przebiegać sprawniej. Mimo to system wymusi skrupulatność w dokumentowaniu wszystkich etapów transportu, bo każdy błąd będzie łatwiej widoczny.

Z punktu widzenia zgodności operacyjnej, DIWASS wymaga ścisłej współpracy działu logistycznego z działem compliance. Potrzebna będzie integracja procedur. Obejmuje to planowanie trasy (zgłoszenia z odpowiednim wyprzedzeniem) oraz generowanie elektronicznych formularzy zgodnych z załącznikiem VII. Obejmuje też finalne potwierdzenia zakończenia dostawy. Firmy powinny uwzględnić DIWASS wewnątrz swojego systemu zarządzania transportem i dokumentacją. Przykładem jest łączenie danych z BDO, SENT, ERP.

Kluczowe będzie również bieżące szkolenie personelu i aktualizacja procedur wewnętrznych. Dzięki temu firmy ograniczą błędy wynikające z przejścia na nowy model. Podsumowując, DIWASS wprowadza cyfrową rewolucję w transporcie odpadów. Jednocześnie poprawia przejrzystość branży i zwiększa odpowiedzialność przedsiębiorców.

Eksperci z OdpadyTransport.pl od ponad dekady wspierają firmy w zakresie organizacji przewozu odpadów i pozwoleń na transport odpadów. Jeśli masz pytania – skontaktuj się z nami!

Słownik pojęć

• DIWASS (Digital Waste Shipment System) – Centralny system informatyczny Komisji Europejskiej służący do elektronicznej obsługi transgranicznych przesyłek odpadów. Umożliwia zgłaszanie, zatwierdzanie i monitorowanie transportów w pełni cyfrowej formie.
• Rozporządzenie UE 2024/1157 – Akt prawny regulujący zasady przemieszczania odpadów między państwami UE, wprowadzający m.in. obowiązek cyfryzacji dokumentacji poprzez system DIWASS.
• Procedura notyfikacyjna – Formalna procedura uzyskania zgody na transgraniczny przewóz odpadów, obejmująca zgłoszenie, ocenę ryzyka oraz wydanie decyzji przez właściwe organy.
• Załącznik VII (Annex VII) – Standardowy formularz dokumentacyjny stosowany przy przemieszczaniu odpadów z tzw. zielonej listy w procedurze informowania.
• Zielona lista odpadów – Kategoria odpadów uznawanych za mniej ryzykowne środowiskowo, dla których stosuje się uproszczone procedury przemieszczania.
• EORI (Economic Operators Registration and Identification) – Europejski numer identyfikacyjny podmiotów gospodarczych używany w systemach celnych i administracyjnych UE, wykorzystywany także w DIWASS.
• EU Login – System uwierzytelniania Komisji Europejskiej umożliwiający dostęp do platform i systemów unijnych, w tym DIWASS.
• GIOŚ (Główny Inspektorat Ochrony Środowiska) – Polski organ administracyjny odpowiedzialny za nadzór nad przemieszczaniem odpadów oraz weryfikację podmiotów w systemach takich jak DIWASS.
• BDO (Baza Danych o Odpadach) – Krajowy system ewidencji odpadów w Polsce, zawierający dane o wytwarzaniu, transporcie i przetwarzaniu odpadów.
• API (Application Programming Interface) – Interfejs integracyjny umożliwiający połączenie lokalnych systemów firmowych (np. ERP, TMS) z DIWASS w celu automatycznej wymiany danych.

FAQ